Chefsache #58 - Prozesse dürfen Führung nicht ersetzen

00:00:09: Wenn ein Mitarbeiter dein System verändert, weil du ihn nicht geführt bekommst dann hat er dich geführt und nicht du ihn.

00:00:26: Herzlich willkommen zu Chefsache dem Podcast für menschliche und wirksame Führung!

00:00:30: Und heute sprechen wir über das Thema Prozesse dürfen Führungen nicht ersetzen?

00:00:42: bringe ihre Arbeit zu Ende, aber einen Mitarbeiter macht es wiederholt nicht.

00:00:46: Und die Erwartung ist auch bekannt dass er's machen sollte, die Aufgabe ist machbar und statt eines klaren Gesprächs fängst du an eine Checkliste zu schreiben.

00:00:54: Eine Erinnerung zu schreiben!

00:00:55: Zu überlegen okay wie kann ich dafür sorgen das erst denn Macht?

00:01:00: Und ab sofort müssen alle zehn Mitarbeiter diese Checkliste ausfüllen, müssen sie abhaken und das Schreiben dokumentieren und vielleicht sogar kommt eine zusätzliche Kontrolle dazu weil du ja die Checklisten ab sofort immer wieder kontrollierst oder auch anguckst, ob es gemacht wird oder nicht.

00:01:15: Und die Pointe ist natürlich die neuen Mitarbeiter bekommen mehr Bürokratie, weil du dich nicht draus den Zehnten zu führen und das ist nämlich kein Prozessmanagement.

00:01:23: Das ist Konfliktvermeidung.

00:01:25: und die wichtigste Frage immer wieder in der Führung ist wer bewegt wen?

00:01:31: Ich bin definitiv nicht gegen Prozesse.

00:01:33: ganz klar gute, gute Prozesses sind wichtig.

00:01:36: Wiederholungsautomatismen Klarheit.

00:01:38: Das is für mich auch Standards.

00:01:40: Das heißt, ein klarer Prozess sorgt immer für eine Mindestqualität die wir haben und das brauchen wir.

00:01:45: Wir schaffen Orientierung, wir sichern Qualität, wir erleichtern auch eine Einarbeitung also auch Wiederholbarkeit, wir reduzieren unnötige Fehler machen Ergebnisse wiederholbar und werden möglichen dadurch wachstum.

00:01:55: D.h.,

00:01:56: wir brauchen das definitiv!

00:01:59: Jetzt ist es aber so... Ein guter Prozess löst natürlich ein widerkehrendes Problem Es ersetzt aber kein notwendiges Führungsgespräch.

00:02:07: Und natürlich haben wir immer wieder diesen Punkt, auch selber.

00:02:10: Wir entwickeln Prozess, wir machen uns Gedanken und wir fühlen es ein, finden's top, finden super!

00:02:15: Und der Mitarbeiter macht das nicht.

00:02:17: Sofort fangen wir an zu zweifeln weil der Mitarbeiter manchmal sagt ja, der Prozess ist nicht gut.

00:02:22: Ja, das funktioniert bei uns nicht.

00:02:24: Ja unsere Kunden sind ja anders.

00:02:27: Jetzt ist erstmal die Frage warum reagiert der Mitarbeiter eigentlich so?

00:02:31: Natürlich Mitarbeiter lieben Sicherheit sie lieben auch manchmal gleiches zu tun.

00:02:37: Die lieben nicht Neuerungen, wie wir das als Führungskräfte oder Unternehmer manchmal haben.

00:02:42: Die wollen immer wieder das Gleiche tun und haben natürlich erst mal einen gewissen inneren Widerstand.

00:02:47: Und sorgt das dafür dass sie die Aufgabe gewissenhaft umsetzen?

00:02:49: Ja oder nein?

00:02:51: Nein!

00:02:53: Wenn es dann auch noch reicht, um dich auszuhebeln... Das heißt du sagst hey ja okay dann muss ich an dem Prozess wieder was machen.

00:03:01: Kann der Mitarbeiter sich entspannt zurücklehnen kann erstmal abwarten bis du wieder etwas neues lieferst Und kann dann wiederum sagen, ja oder auch nee.

00:03:10: Somit begibst du dich selber natürlich in ein kleines Hamsterrad und der Mitarbeiter lernt Dich zu bewegen weil er muss nur sagen ne finde ich nicht gut.

00:03:20: Auch eine Checkliste ist sehr verlockend dass man sagt alles klar okay bevor ich jetzt diskutiere, bevor ich in den Konflikt gehe mache ich das einfach.

00:03:29: Das ist einfacher und ein Prozess fühlt sich sachlich und professionell an Und ich muss niemanden persönlich sagen, dass ich seinen Verhalten inakzeptabel finde.

00:03:38: Das heißt es ist ganz oft wirklich eine Konfliktvermeidung weil ich keinen Konsequenzen benennen muss, weil ich nicht in eine unangenehme Situation gehen muss sondern ich vermeide selber ziehe mich zurück, baue ne neue Checkliste und sage alles klar ja Ich habe jetzt den Prozess optimiert.

00:03:57: das fühlt sich manchmal gar nicht schlecht an Es ist aber manchmal echt ein grober Führungsfehler Und somit lagerst du deine Führungsverantwortung an einen Prozess aus.

00:04:08: Und die guten Mitarbeiter zahlen dafür den Preis, weil sie sagen ich mach's ja und dadurch baust du auch Bürokratie auf.

00:04:15: Deswegen sind Checklisten, Prozessliste mit allem drum und dran Auch immer eine Gefahrenquelle.

00:04:20: Das heißt nicht dass sich das schlecht findet.

00:04:22: Ganz im Gegenteil.

00:04:23: Ich finde es absolut notwendig Aber nicht wenn ein Mitarbeiter es nicht hinbekommt Dass alle anderen darunter leiden müssen Und ich finde du solltest dafür der absolute Prüfstein sein.

00:04:33: Prüfstein bedeutet also, wenn du etwas aufsetzt zum Beispiel ein Dienstleistungsprozess wie ihn und du sagst okay wir machen jetzt mit einem Kunden erstmal eine Bedarfsanalyse.

00:04:43: Du beschreibst einen Gesprächsleitfahren mit allem drum und dran.

00:04:46: Und du kriegst dieses Gespräch zu hundert Prozent top umgesetzt.

00:04:50: dann weißt du den Prozess funktioniert!

00:04:55: Du weißt es klappt.

00:04:57: Dann musst du nicht dafür sorgen, dass ein Mitarbeiter nochmal dran erinnert wird.

00:05:02: Vor allen Dingen wenn die Sicherheit ja noch größer wird.

00:05:04: das du sagst okay hey!

00:05:05: Die anderen kriegen sie auch hin.

00:05:07: ich komme aus Filialbetrieben Lidl Fitness First etc.

00:05:10: Wir haben Prozesse die funktionieren in den Sechsten nicht und in der sechsten Filiale kommst Du dann rein oder in den Anderen sechs und überall hängen irgendwelche Orientierungs Zettel.

00:05:20: bitte daran denken bitte das noch machen bitte das Noch Machen.

00:05:24: Die ganze Theke, die Rezeption im Büro überall kleine Listen.

00:05:28: Kleine Sachen zum Abhaken, kleine Orientierungs- und Erinnerungszettel mit allem drum und dran!

00:05:35: Weil derjenige denkt okay bevor ich jetzt mit demjenigen sprechen muss hänge ich doch ein Zettel auf.

00:05:39: das ist doch die Allerweltslösung.

00:05:41: Und das ist nämlich genau das was du nicht machen darfst.

00:05:44: Das heißt wenn Du damit anfängst fängst du an Bürokratie einzuführen weniger Eigenverantwortung an den Mitarbeiter zu geben Weil du übernimmst ja die Verantwortung zurück zu dir.

00:05:54: Du sagst ja, ah okay sorry dann habe ich den Prozess nicht ganz durchdacht!

00:05:58: Dann muss sich halt nochmal ran und damit sorgst du natürlich auch bei Frust bei dir und auch das Gefühl von Ungerechtigkeit weil alle anderen Mitarbeiter müssen jetzt diese Checklisten ausfüllen, müssen das auch noch abchecken Und somit sinkt auch das Vertrauen in deine Führung.

00:06:14: Deswegen sind für mich zwei Dinge wichtig.

00:06:16: Erstens Seid ihr bewusst hast du einen guten Prozess der funktioniert wo du es weißt.

00:06:24: Dann fang an zu führen, führe das Gespräch mit dem Mitarbeiter.

00:06:27: dann bist du bei Dingen wie eins zwei drei ein Versehen, Ignoranz, Vorsatz haben wir oft im Podcast jetzt schon besprochen dass du ganz klar darauf eingehst hey lieber Mitarbeiter das hast du bitte zu tun und wenn du's nicht tust dann drohen dir irgendwann Konsequenzen.

00:06:40: das heißt Klarheit!

00:06:42: Zweitens Wenn Du den Mitarbeiter in diesem ersten Gespräch hast und er sagt ja der Prozess ist Mist und du sagst glaube ich nicht habe ich schon an anderen Stellen gesehen, dann mach mit ihm immer wieder diesen Deal das du sagst okay.

00:06:55: Dann beweist es mir und dafür dass du es mir beweist musst du's bitte erst mal hundert Prozent umsetzen.

00:07:02: Und wenn dann die Ergebnisse nicht stimmen?

00:07:05: Dann werde ich diesem Prozess verändern.

00:07:07: versprochen hand drauf!

00:07:10: Wenn du es aber nicht zu hundert prozent durchziehst, dann werden wir wieder ein Gespräch führen und deswegen lass dich da nicht ins Boxhorn jagen.

00:07:19: Prozesse dürfen keine Führung ersetzen.

00:07:23: Prozesse sind notwendig, Automatisierung ist notwendig.

00:07:26: Checklisten sind notwendlich!

00:07:28: Aber wenn zehn Leute ordentlich arbeiten und der elfte Mann kriegt es nicht hin dann musst du nicht den ganzen Prozess verändern sondern dann musst Du hier ein klares klärendes Gespräch führen Und vielleicht muss das einmal zweimal und dreimal geführt werden?

00:07:43: Dann hat er im besten Fall sein Verhalten geändert oder er ist im Notfall nicht mehr Teil dieses Teams.

00:07:49: Wenn Du also sicherstellen kannst die Aufgabe ist durchführbar Und es ist ihm nicht zu viel zu gemutet, da auch einfach dranzudenken.

00:07:58: Weil du kannst ja auch nicht davon ausgehen dass du jedem Mitarbeiter der Morgens aufwacht erst mal ein Zettel hinhängen musst.

00:08:05: bitte zähne putzen.

00:08:07: und deswegen das ist für mich allein schon wenn ich einen transponder oder einen check-in tool an der Arbeit habe Für die Arbeitszeiterfassung und ich in großen fetten Zetteln drüber hängen muss bitte daran denken einzuchecken.

00:08:18: Leute das kann doch nicht euer ernst sein.

00:08:21: Das sind Dinge die habt ihr nicht nötig die braucht ihr nicht.

00:08:24: Und das ist der Move, wo ich ganz klar an dich sage okay frage dich selber wann hast du das letzte mal ein Prozess eingeführt obwohl du eigentlich hättest führen müssen.

00:08:34: Stell dir diese Frage mal ganz genau und ansonsten heißt es wie immer sei gut zu dir selbst sehr gut zu deinen Mitmenschen und Mitarbeitern und wenn dir die Folge gefallen hat empfehle sie gerne jemandem der führt oder gerade führt wird dass was heute von mir euer Markus.